La gestione del workflow documentale con IAssicur DBI: ora è possibile

gestione workflow documentale diagramma

In un precedente articolo abbiamo parlato dell’importanza dei sistemi di gestione dei workflow per:

  • progettare i flussi di lavoro
  • gestire i processi aziendali

Il workflow è infatti alla base di qualsiasi organizzazione efficiente e l’utilizzo di opportuni sistemi di gestione dei workflow all’interno dei processi aziendali determina 3 importanti vantaggi di cui è impossibile fare a meno:

  • incremento dell’efficienza dei processi aziendali
  • migliore controllo del processo
  • flessibilità nella programmazione delle attività in base alle reali esigenze

 

Sommario:

La Gestione del Workflow Documentale con IAssicur DBI: ora è possibile

La Gestione del Workflow Documentale: un’importante novità

Ecco perché è importante avere un sistema di gestione del Workflow Documentale

Come funziona il sistema di gestione del Workflow Documentale?

IAssicur DBI per la gestione del Workflow Documentale

    Il software sviluppato dalla Società Diagramma coordina anche il workflow documentale?

 

La Gestione del Workflow Documentale: un’importante novità

Il livello di automazione che i sistemi di gestione dei workflow introducono all’interno dei processi aziendali può riguardare tutti i processi di gestione documentale, lo avreste mai detto?

Non è un caso infatti sentir parlare sempre più spesso di sistemi di gestione del Workflow Documentale: pensati per snellire la gestione documentale all’interno delle aziende e favorire la dematerializzazione dei documenti. In altre parole, facciamo riferimento a tool che, una volta impostati secondo specifiche procedure, permettono di definire e gestire autonomamente attività quali:

  • la scadenza e l’archiviazione di un documento
  • l’assegnazione di un task
  • l’approvazione di attività
  • lo scambio di documenti tra un ufficio e l’altro

I sistemi per la gestione del Workflow Documentale sono quindi software che organizzano il lavoro per garantire il corretto ciclo di vita dei documenti aziendali, dalla creazione alla loro archiviazione.

 

Ecco perché è importante avere un sistema di gestione del Workflow Documentale

Non avere oggi, all’interno della propria realtà aziendale, un sistema per la gestione del workflow documentale è un vero e proprio deficit, soprattutto in un’epoca – come quella attuale – che punta a essere sempre più digitalizzata.

Per quanto possa sembrare banale, la mancanza di un software specifico incide negativamente sulla produttività aziendale, anche in riferimento ad attività basilari come l’archiviazione dei documenti o la corretta identificazione degli utenti che hanno lavorato/modificato un determinato documento.

Situazioni come quelle appena descritte sono, per quanto se ne pensi, molto frequenti, soprattutto all’interno di realtà aziendali strutturate dove i documenti sono maneggiati da più persone, diverse tra loro.

Tali situazioni, alla fine della fiera, si traducono in un blocco sostanziale del flusso di lavoro con conseguenti errori di vitale importanza per l’azienda, fuga dei clienti, guadagni mancati.

Quindi, la presenza di un sistema informatico per la gestione del workflow documentale è fondamentale per qualsiasi azienda che voglia procedere con la digitalizzazione dei propri archivi cartacei.

 

Come funziona il sistema di gestione del Workflow Documentale?

All’interno di ogni azienda, lo abbiamo detto prima, i documenti seguono specifici percorsi che prevedono varie tappe, oltre al coinvolgimento di diverse persone, prima di giungere alla fine del proprio ciclo di vita.

In questo contesto, affidarsi a un software per la gestione del workflow documentale permette di coordinare e automatizzare tutte le operazioni previste per l’elaborazione, trasmissione e archiviazione dei documenti al fine di rendere il flusso degli stessi fluido ed efficiente, consentendo al tempo stesso di avere il pieno e costante controllo sul proseguimento del processo.

A titolo esemplificativo, attraverso un software per la gestione del workflow documentale sarà possibile gestire facilmente:

  • scadenza e validità dei documenti
  • produzione di documenti per specifica commessa
  • approvazione dei documenti

Questo dimostra come il workflow documentale è un processo che non consiste solo nel digitalizzare i documenti, bensì – molto più importante – nel razionalizzare interi processi e flussi di lavoro, automatizzandoli a prescindere dal numero di persone coinvolte, in base a regole e prassi prestabilite.

Con un progetto di workflow documentale è possibile apportare un grande risparmio alle risorse aziendali in termini di tempo dedicati alla gestione documentale, grazie all’efficientamento, alla centralizzazione, ai report, agli automatismi introdotti.

 

IAssicur DBI per la gestione del Workflow Documentale

Iassicur DBI è il software gestionale assicurativo della Società Diagramma pensato e sviluppato per il mercato assicurativo e basato sull’intelligenza artificiale applicata.

Uno strumento innovativo e fortemente tecnologico che grazie all’integrazione del software per la gestione completa dei workflow, sia attivi che passivi, si identifica come un grande salto qualitativo senza precedenti nell’organizzazione dei processi aziendali.

Non è un caso, infatti, che monitorando ma soprattutto osservando e volendo fare proprie le trasformazioni tecnologiche e digitali dell’era in cui viviamo, la Società Diagramma ha fatto dell’implementazione del software per la gestione dei flussi di lavoro il proprio core business per il periodo 2019-2020 con l’obiettivo di sviluppare i primi sistemi di gestione di workflow, attivi e passivi, per una gestione totalmente automatica dei processi aziendali.

 

Il software sviluppato dalla Società Diagramma coordina anche il workflow documentale?

 

La risposta è sì. Ecco perché l’utilizzo di IAssicur DBI porta un vero e proprio valore aggiunto nella gestione dei processi aziendali.

Investire oggi su un software di gestione del workflow documentale è una scelta imprescindibile per qualunque azienda che voglia adeguarsi al cambiamento, migliorare la qualità dei servizi offerti, ma soprattutto compiere un salto qualitativo nell’ottica di un maggiore efficientamento dei processi aziendali.

IAssicur DBI è prodotto dalla Società Diagramma, spin off del gruppo imprenditoriale iLabs: una realtà profondamente innovativa, un vero e proprio pioniere nel panorama delle aziende produttrici di software gestionali poiché è stata la prima a ideare e proporre un software gestionale assicurativo totalmente web-based.

Ed è proprio grazie a questa proattività che la Società Diagramma ha, nel corso degli ultimi anni, ampliato sempre più la propria offerta sul mercato assicurativo configurandosi come un vero punto di riferimento nei confronti di chi è alla ricerca di soluzioni tecnologiche innovative e all’avanguardia.

Vuoi saperne di più su IAssicur DBI e sulla Società Diagramma?

Non esitare a contattarci, siamo a tua disposizione.