CONSERVAZIONE DIGITALE dei documenti firmati

Area Organizzazione & Controllo

Versione 20.1001.62799

Oltre ai documenti contabili già gestiti dal modulo di conservazione digitale standard di IAssicur, è ora possibile conservare digitalmente a norma tutti i documenti presenti in portafoglio con firma digitale – ad esempio, polizze, adeguatezza e Privacy.

Come tutti ormai sanno, è da oltre un anno che IAssicur ha la possibilità di conservare digitalmente i documenti, rispettando i criteri delle normative vigenti. L’obiettivo è quello di garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità di tutti i documenti della tua azienda. I vantaggi della dematerializzazione sono sotto agli occhi di tutti – specialmente in questo ultimo anno di smart working forzato: dalla rapidità del reperimento delle informazioni ad una maggiore efficienza nella gestione interna dei passaggi aziendali, fino ad un inevitabile miglioramento esponenziale del controllo dei processi di emissione ed archiviazione. Un vero salto qualitativo per il lavoro giornaliero di qualsiasi società, suddiviso in 4 mosse – o stati, per la dirla con IAssicur e l’Intelligenza Artificiale applicata -:

  • Da conservare: registrazione dei documenti – vecchi e nuovi – definiti dall’utente – manualmente o in automatico: una volta selezionato il tipo di documenti da trasmettere e confermata la procedura (ovviamente sempre controllabile tramite il file dei LOG), verranno autorizzati all’invio e passati allo stato successivo.
  • Autorizzato all’invio in conservazione: tramite una semplice funzione, è possibile autorizzare ed elaborare i documenti contenuti nell’archivio Conservazione: l’utente potrà visionare tramite le classiche tabelle di IAssicur, l’elenco dei documenti autorizzati e pronti per essere trasmessi al provider di conservazione.
  • Inviato in conservazione: raggruppamento di tutti i documenti dello stato precedente in base alla tipologia e generazione del file guida – a partire dalla
    tabella Conservazione. A questo punto i pacchetti vengono inviati al provider della conservazione e confermato lo stato successivo.
  • Conservato digitalmente: se la procedura è andata a buon fine, lo stato passa a Conservato Digitalmente – in caso di eventuali problemi, ovviamente, il sistema manda l’avvertimento e lo stato risulterà Non Conservato”. In questo caso, IAssicur riporterà il tipo *esatto* di errore relativo al record “incriminato” in una apposita tabella riepilogativa.

 

Conservazione digitale a norma dei documenti su iAssicur

[Manuale CONSERVAZIONE DIGITALE.pdf]