Nuove Procedure ANIA-COASS

Area Portafoglio

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Ania, Agenzia delle Entrate ed Ivass hanno condiviso che il costo di gestione del sinistro a carico della delegataria – in passato regolato fra i coassicuratori al momento della definizione del sinistro – dal 01.01.2021 verrà anticipato in misura forfettaria alla delegataria al momento dell’incasso del premio. A tal proposito, è stato creato un nuovo archivio su IAssicur in grado di associare correttamente la percentuale di anticipo alle Compagnie delegatarie.

Secondo la circolare di AIBA, dal punto di vista degli oneri in capo agli intermediari assicurativi e ai Broker, non sarà richiesta alcuna rendicontazione specifica; ovviamente però, si è resa necessaria una modifica dei software gestionali che ha dovuto tener conto del ripartimento delle quote diverse tra rischio e premio.

FIRMA DIGITALE CORPORATE

Area controllo di gestione & Amministrazione

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E’ stato migliorato ulteriormente il processo di firma elettronica in caso di clienti CORPORATE, dove chi ha autorità a firmare spesso non è la persona che gestisce le polizze e quindi il rapporto con il Broker. Al momento della firma è ora possibile indicare nome, cognome, email, cellulare e ruolo aziendale della persona che procederà alla firma.

La firma elettronica avanzata di IAssicur garantisce autenticità (identità del sottoscritto), integrità (impossibilità di modifica post sottoscrizione), non ripudio (evita il disconoscimento da parte del mittente di un documento da lui inviato) e, ovviamente validità legale. Rispetto alla firma autografa, questo tipo di firma ha dei pregi evidenti: maggior sicurezza in caso di verifica, automazione completa dei processi – unita alla conservazione digitale a norma dei documenti, è un pacchetto completo per la completa dematerializzazione degli archivi cartacei – e last but not least, un notevole risparmio di tempo e spazio aziendale.

La tecnologia avanzata di IAssicur ha permesso di snellire ulteriormente il meccanismo di firma, gestendo in totale autonomia e in tempo reale, ogni singolo step del percorso:

  • il Broker scansiona i documenti cartacei che arrivano dalla Compagnia;
  • caricando il PDF in IAssicur, il sistema fornisce un tool che permette al Broker di definire le zone di firma per ogni firmatario;
  • IAssicur gestisce perfettamente i singoli passaggi necessari alla conclusione della pratica tramite un workflow specializzato;

Una volta scansionato il documento, il Broker – che autocertifica la validità del firmatario – spedisce per email al cliente un link personalizzato contenente il PDF in questione; il ricevente non può scaricarlo o modificarlo, ma solo leggerlo e decidere dove apporre le firme. A questo punto, e solo a questo punto, verrà inviato sul cellulare del firmatario il famoso codice OTP cumulativo. Nello stesso momento, inoltre, IAssicur si occupa di “avvisare”
l’ente di certificazione che emette in tempo reale il certificato digitale a garanzia del firmatario e, a quel punto, il documento torna nelle mani del Broker – concludendo il processo di firma.

CONSERVAZIONE DIGITALE dei documenti firmati

Area Organizzazione & Controllo

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Oltre ai documenti contabili già gestiti dal modulo di conservazione digitale standard di IAssicur, è ora possibile conservare digitalmente a norma tutti i documenti presenti in portafoglio con firma digitale – ad esempio, polizze, adeguatezza e Privacy.

Come tutti ormai sanno, è da oltre un anno che IAssicur ha la possibilità di conservare digitalmente i documenti, rispettando i criteri delle normative vigenti. L’obiettivo è quello di garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità di tutti i documenti della tua azienda. I vantaggi della dematerializzazione sono sotto agli occhi di tutti – specialmente in questo ultimo anno di smart working forzato: dalla rapidità del reperimento delle informazioni ad una maggiore efficienza nella gestione interna dei passaggi aziendali, fino ad un inevitabile miglioramento esponenziale del controllo dei processi di emissione ed archiviazione. Un vero salto qualitativo per il lavoro giornaliero di qualsiasi società, suddiviso in 4 mosse – o stati, per la dirla con IAssicur e l’Intelligenza Artificiale applicata -:

  • Da conservare: registrazione dei documenti – vecchi e nuovi – definiti dall’utente – manualmente o in automatico: una volta selezionato il tipo di documenti da trasmettere e confermata la procedura (ovviamente sempre controllabile tramite il file dei LOG), verranno autorizzati all’invio e passati allo stato successivo.
  • Autorizzato all’invio in conservazione: tramite una semplice funzione, è possibile autorizzare ed elaborare i documenti contenuti nell’archivio Conservazione: l’utente potrà visionare tramite le classiche tabelle di IAssicur, l’elenco dei documenti autorizzati e pronti per essere trasmessi al provider di conservazione.
  • Inviato in conservazione: raggruppamento di tutti i documenti dello stato precedente in base alla tipologia e generazione del file guida – a partire dalla
    tabella Conservazione. A questo punto i pacchetti vengono inviati al provider della conservazione e confermato lo stato successivo.
  • Conservato digitalmente: se la procedura è andata a buon fine, lo stato passa a Conservato Digitalmente – in caso di eventuali problemi, ovviamente, il sistema manda l’avvertimento e lo stato risulterà Non Conservato”. In questo caso, IAssicur riporterà il tipo *esatto* di errore relativo al record “incriminato” in una apposita tabella riepilogativa.

Nuovo MODULO ADEGUATEZZA

Area Organizzazione & Controllo

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Il nuovo modulo ADEGUATEZZA di IAssicur permette di personalizzare le domande da acquisire in fase precontrattuale per valutare l’adeguatezza del contratto offerto e di stampare il relativo documento. E’ inoltre possibile gestire l’eventuale firma elettronica del documento qualora si disponga del rispettivo modulo.

CORRISPETTIVI COMPAGNIA

Area controllo di gestione & Amministrazione

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E’ stato aggiunto all’interno dell’archivio COMPAGNIA di IAssicur il campo ‘Compagnia con fattura?’ = ‘SI/NO’. La funzione CREA CORRISPETTIVI escluderà automaticamente le fatture con la flag su ‘Compagnia con fatture’ = ‘SI’ – dato che in questi casi viene emessa la fattura manualmente tramite la funzione CREA PNIVA e di conseguenza non vanno creati i corrispettivi.

FUNZIONE ECONTO

Area controllo di gestione & Amministrazione

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E’ ora possibile selezionare l’archivio su cui effettuare la funzione (BANCA, CLIENTE, CODICE, COMPAGNIA, PRODUTTORE): tramite l’apposito menù a tendina sarà possibile “flaggare” l’archivio desiderato sul quale creare l’estratto conto. Ogni archivio di IAssicur presenterà tutti i record selezionabili. E’ anche possibile inviare l’estratto conto in formato Excel.

QUIETANZAMENTO SU EXCEL

Area Portafoglio

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Nella funzione CREA QUIETANZAMENTO è stato aggiunto il report di output anche in formato Excel – oltre al formato HTML. Inoltre, è stato ampliato il numero delle colonne: ‘Differenza Premio’, ‘Provvigioni Compagnia’, ‘Provvigioni IAssicur’ e ‘Differenze Provvigionali’.

QUIETANZIAMENTO CHUBB

Area Portafoglio

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E’ stata implementata in IAssicur l’acquisizione del quietanzamento mensile CHUBB in formato SHARE. La funzione CREA QUIETANZAMENTO esegue il confronto dei dati e genera il report con le differenze. Viene inoltre allegata a ciascun DSLIP la sua quietanza in formato Pdf quando la funzione viene eseguita in modalità definitiva.

Modulo ECONTOCLIENTE

Area Controllo di gestione & Amministrazione

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Il nuovo modulo opzionale ECONTOCLIENTE di IAssicur permette di scegliere quali titoli includere nella comunicazione al cliente. La griglia di selezione permette di scegliere fra titoli Polizza, Quietanza ed eventuali titoli a sospeso da recuperare.

Modulo AIBA DIGITAL

Area Portafoglio

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Il modulo AIBA DIGITAL di IAssicur mette a disposizione nuove funzionalità per la digitalizzazione dei processi. Il modulo è stato integrato con la funzione di quietanzamento delle polizze in scadenza nel mese in corso e con l’estratto conto Compagnie. Per le Compagnie che hanno attivato la procedura, è inoltre possibile scaricare dalla piattaforma AIBA DIGITAL il flusso del quietanzamento da far acquisire a IAssicur e – di conseguenza – caricare il file di estratto conto da inviare alla Compagnia.